Som en del av virksomhetsstyringen er kvalitetssystemet, med sine moduler, et viktig verktøy for at kommunen skal oppfylle kravene i kommuneloven §25 om internkontroll. Internkontrollen er formalisert og risikobasert. Internkontrollen er synlig i planer og årshjul, og kommunen har en enhetlig rapportering.

Internkontrollen skal fungere som et hjelpemiddel for styring og utvikling av den daglige drift i alle enheter.

Vi definerer internkontroll som systematiske tiltak som sikrer at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres, kontrolleres, vedlikeholdes og blir korrigert i samsvar med krav i lov eller forskrift.

Målet med kvalitetssystemet er at alle medarbeidere skal kunne utføre sine arbeidsoppgaver i henhold til lover og forskrifter, avtalt nivå, metode, standard og kvalitet.

Kommunedirektøren gjennomfører sektorovergripende internkontroll med påfølgende risikovurdering, tiltak og handlingsplan. Enhetsledere gjennomgår internkontrollsystemet og vurderer om rutiner og system har fungert i praksis eller om det bør gjøres endringer.

Internkontrollens fokusområder

• innbyggerne: tjenesteyting og støtteprosessene
• medarbeiderne: helse, miljø og sikkerhet og personalet
• verdiene i samfunnet: samfunnssikkerhet og beredskap
• økonomistyring: økonomi- og finansforvaltning

Dokumenter som er på plass for å utføre sektorovergripende internkontroll

• delegeringsreglement
• økonomireglement og finansreglementet
• anskaffelsesstrategi og -reglement
• rutiner som sikrer iverksettelse og oppfølging av politiske vedtak
• arbeidsgiverstrategi, lederavtaler, etiske regler, rutiner for varsling, arkivplan, datasikkerhet og GDPR, helse miljø og sikkerhet, krisehåndtering og beredskap
• overordnet risikovurdering på beredskap og på sektorovergripende områder.
• felles skjema og maler for sektorovergripende internkontroll
• spørreskjema innenfor alle arbeidsmiljøfaktorene, arbeidstidsordninger og turnus
• maler for risikoanalyser i samsvar med modenhetsanalysene i internkontrollmodulen og innenfor alle arbeidsmiljøfaktorene
• felles veiledninger med de andre romsdalskommunene
• rutinebeskrivelser og felles prosedyrer på tvers av organisasjonen

Dokumentene er tilgjengelig i kvalitetssystemet og blir revidert minimum årlig av dokumentforfatterne.

Molde kommune anskaffet i 2023 nytt internkontrollsystem for å kunne utøve systematisk internkontroll. Systemet er tilpasset virksomhetens størrelse, aktiviteter og risikoforhold. Vi kaller det modenhetsanalyser, og de skal avdekke om virksomheten kjenner til at det er utført risikovurderinger, at lover, forskrifter, prosedyrer, regler og rutiner er kjent og etterlevd og at rapporteringer er kjent og gjennomført.

Det er gjennomført opplæring i HMS for ledere og verneombud, avviksmelding og avviksbehandling, varsling, håndtering av vold og trusler, bruk av ROS-modul og utarbeiding av risiko- og sårbarhetsanalyser. Opplæringen er systematisert gjennom prosedyrer og rutiner for opplæring og årlig rapportering.

Molde kommune kjøper personvernombudtjenester fra IKA Møre og Romsdal. Personvernombudtjenesten har blitt fast involvert i avvikshåndtering, og det er etablert faste statusmøter mellom kommunen og tjenesten. Personvernombudtjenesten opplever å bli involvert i noen enkeltsaker utenom internkontrollarbeidet.

Internkontrollene er systematisert i et årshjul, og det er laget ferdige maler for utsendelse.

Avvik

Avviksstatistikk er et viktig verktøy i forbedringsarbeidet. Implementering av forbedringsarbeidet er godt i gang i organisasjonen. Arbeidsmiljøutvalget og enhetene har fått et mer representativt grunnlag i sin kartlegging av utfordringene i organisasjonen. Avviksstatistikken er et av grunnlagene til utførelse av internkontroll.

Avvikene behandles av nærmeste leder og er også et verktøy for overordnet ledelse. Avvik løses på lavest mulig nivå.

Personvernombudet har tilgang til avvikene innen personvern og informasjonssikkerhet. Ved avvik innen denne kategorien samhandler beredskapsleder og personvernombud. De vurderer alvorlighetsgrad og løsning. I tillegg vurderer de om avvik må meldes videre til datatilsynet. Det er positivt at organisasjonen har økning i antall innmeldte avvik, men det ligger et forbedringspotensiale i organisasjonen i å forstå hva som skal kategoriseres under denne kategorien. Derfor er tallet i tabellen under noe for høyt.

Alle avvik som kan utgjøre en risiko skal meldes til Datatilsynet, det ble meldt seks avvik til Datatilsynet fra Molde kommune i løpet av 2023.

Det er utført mange egenkontroller- og internkontrollaktiviteter ute på enhetene i løpet av året.

Kommunedirektøren gjennomførte i oktober 2023 sektorovergripende internkontroll med påfølgende risikovurdering, tiltak og handlingsplan. I tillegg til gjennomført internkontroll på sektorovergripende tema, er det laget en plan for bruk av malene til gjennomføring av systematisk internkontroll for 2024.

Den sektorovergripende internkontrollen undersøkte følgende vurderingspunkt:

Delegering

• fra kommunedirektør internt ut i organisasjonen
• oppfølging av politiske vedtak
• oppfølging av administrative vedtak

Økonomi

• attestasjon tilvisning
• budsjettrammer
• inntekter - fakturering av tjenester
• tilskuddsordninger
• refusjoner
• økonomireglement

Finans

• låneopptak og gjeldsforvaltning - forvaltning av finansielle midler
• eierstrategier

Anskaffelse

• bestiller
• rammeavtaler
• etisk handel
• anskaffelser knyttet til lovverket

Saksbehandling

• saksutredning
• medvirkning
• saksbehandlingstid og foreløpig svar
• klage
• arkiv/arkivering
• samtykke

Saksbehandling - dokumentasjons- og opplysningsplikt og -rett

• journal-/dokumentasjonsplikt
• taushetsplikt vs opplysningsplikt/-rett

Samfunnssikkerhet/beredskap/smittevern

• utarbeidelse av beredskapsplaner
• gjennomføring av øvelser

Resultat fra internkontroll

Sektorovergripende

Resultatene fra den sektorovergripende internkontrollen viste at organisasjonen kan bli bedre på å risikovurdere.

Resultatene viste at kommunen har god oversikt og kontroll på lover, forskrifter, prosedyrer og rutiner samt rapportering innenfor alle tema i den sektorovergripende internkontrollen.

Sektornivå

Kommunalsjefene har gjennomført internkontroller innen HMS og brann (brukerens systematiske sikkerhetsarbeid) på sine enheter.

Resultatene her viser at teknisk, plan og miljø har kontroll på det systematiske internkontrollarbeidet. Både med kjennskap til utførte risikovurderinger, kjennskap og etterlevelse av regler, prosedyrer og rutiner, samt rapportering på vurderingspunktene.

Oppvekst, kultur og velferd og helse og omsorg viser til at mange har kjennskap til og etterlevelse av regler, prosedyrer og rutiner samt rapportering på vurderingspunktene, men her er det forbedringspotensialet innen utføring av risikovurderinger på tema helse, miljø og sikkerhet og brann.

Kvalitetsrådet og AMU har satt mål for å sikre implementeringen av det systematiske internkontroll arbeidet i 2024. Arbeidet skal utføres gjennom opplæring via kvalitetsutvalg og via HMS-opplæring.

Internkontroll er også utført gjennom ledersamtaler, kommunedirektørens ledermøte, rapporteringer fra AMU, samt internkontroller og spørreundersøkelser innen kvalitetsarbeid og tjenesteproduksjon på sektor- og enhetsnivå. Kommunen har også svart ut kontrollutvalgets forespørsler gjennom året.

Arbeidstilsynet meldte flere tilsyn høsten 2023, men de ble på grunn av innføring av Helseplattformen flyttet til 1. kvartal 2024. Tilsynet går på det psykososiale arbeidsmiljø, muskel- og skjelettplager og det systematiske HMS-arbeidet.

Kommunedirektørens overordnede risikovurdering er godkjent og ligger i kvalitetssystemet. Denne er revidert i 2023. Enhetene har rutine på at de minst en gang i året skal gjennomgå internkontrollsystemet og vurdere om rutiner og system har fungert i praksis eller om det bør gjøres endringer.

Arbeidstakerne skal medvirke ved innføring og utøvelse av internkontroll. Det er lagt ned et stort arbeid med å få aktive HMS-grupper i alle verneområdene. Dette arbeidet er beskrevet i HMS-rapporten for 2023.

Rapporteringen og oppfølgingen som er gjennomført i 2023 har gitt kommunedirektøren tilstrekkelig trygghet og oversikt, inkludert oversikt over hva slags kultur for læring og forbedring det er i organisasjonen. Rapportering per tertial fra enheter og fra sektorer er gjennomført. Årsrapport for HMS-arbeidet er vedtatt i AMU.