Satsingsområder 2017

Lean er et læringssystem som har gitt kommunen en faglig ramme for å jobbe systematisk med å videreutvikle tjenestetilbudet i tråd med brukernes behov. En bruker kan være både en enkelt innbygger, en skoleelev eller sykehjemspasient, en pårørende, en bedrift som skal samhandle med en kommunal instans eller en turist på gjennomreise. Uansett hvem som er tjenestemottaker eller samarbeidspartner, så skal Lean styrke organisasjonens måloppnåelse gjennom å gjøre forbedringsarbeid til en del av den daglige driften. Lean handler om å skape konkrete kvalitative forbedringer til det beste for brukerne med riktig ressursbruk.

Til sammen har 29 grupper fra 25 forskjellige enheter gjennomført Molde kommunes egenutviklede Lean-opplæring, Mini-Lean, siden oppstarten i 2015. Seks grupper gjennomførte kurset i 2017. Deltakerne lærer hvordan Lean kan anvendes i praksis, samtidig som de skal gjennomføre konkret forbedringsarbeid på egen enhet.

Det varierer i hvilken grad og omfang enhetene anvender Lean tenkning og arbeidsmåter. Rapporteringen for 2017 viser at organisasjonen ønsker ytterligere opplæring og oppfølging, og at det er behov for å finne smarte måter å jobbe med gevinster på i løpende drift.

Lean er ikke et prosjekt, men handler mer om kulturarbeid og systematisk læring. Justeringer i hverdagen er like viktig som de store prosjektene. Rapporteringen viser at både små og store gevinster har oppstått gjennom bruk av Lean.

Under følger noen eksempler på gevinster og effekter som enhetene har meldt tilbake om i 2017:

• Barnas hus: «Gjennom forenkling av og bedre flyt i støtteoppgavene, både på og utenfor kjøkkenet, så har vi frigjort flere voksne. Det medfører også at når det er sykdom så sparer vi på vikarutgifter - vi trenger ikke leie inn når vi har nok folk på huset.»
• KTK: «Gjennomgang av rutiner førte til at det ble mulig å omdisponere kapasitet på avdelingen. Det gjorde at antall saker per saksbehandler kunne reduseres, fra ca 60-70 til 20-30. Det gir også økt kvalitet på saksbehandlingen.»
• Bergmo ungdomsskole: «Har blitt bedre på å sette gode mål for læringsøkter og systematisk evaluering.»
• Hatlelia barnehage: «Like rutiner i hele barnehagen har forbedret samarbeidet på tvers av avdelingene. Nå er det flest voksne der det er flest barn. Det er dessuten mindre kasting av mat. Samtidig kjøper vi mer rent kjøtt og fisk nå enn før. Kvaliteten på barnas mat har altså blitt bedre, samtidig som vi bruker mindre penger på matinnkjøp.»
• Barnevern: «Siste halvdel av 2017 var det null fristoverskridelser i tjenesten.»
• Molde brann- og redningstjeneste: «Bedre arbeidsflyt, med færre feil og mindre dobbeltarbeid. Det gjør at tjenesten kan påta seg flere oppgaver, uten å øke bemanningen.»
• Råkhaugen omsorgssenter: «Erfarer at Lean er godt egnet til å undersøke brukernes opplevelser og behov.»
• Bergmo omsorgssenter: «Gjennomgang av rapporteringsrutiner gjorde det mulig å omdisponere tid tilsvarende cirka et årsverk fra rapportering til direkte tid med pasienter samt håndtering av medisiner. Det har i tillegg medført at overtidsbruk har gått drastisk ned, og antall avvik i medisinhåndtering er nærmest lik null. Et Lean-arbeid på dagsenteret gjorde at åpningstiden kunne utvides fra 09–14 til 09–15 uten ekstra kostnad. Det betyr at brukerne av dagsenteret får én time mer aktivitet på senteret, uten å betale mer for det.»

I 2018 vil arbeidet fortsette med å gjøre forbedringsarbeid og læring til en del av daglig drift. I tillegg jobbes det videre med utvikling av gode system for gevinstarbeid.

Det er ikke lenger tilstrekkelig å digitalisere dagens tjenester og arbeidsprosesser. Det snakkes mer og mer om digitale transformasjoner. Direktoratet for forvaltning og ikt (Difi) definerer digital transformasjon som en prosess der virksomheten endrer hvordan den utfører sine oppgaver, tilbyr bedre tjenester, jobber mer effektivt eller skaper helt nye tjenester. Brukeropplevelsen er selve kjernen i endringene og krever ofte et redesign av virksomheten på alle nivå. Det betyr både organisering av kompetanse, prosesser, teknologi og styring. Fremtidens tjenester muliggjøres gjennom bruk av ny teknologi, og blir drevet frem av organisasjonens og brukernes behov. Innovasjon stiller nye krav til ledelse, omstillingsevne samt systematiske og inkluderende prosesser i organisasjonen. Både innbyggere og ansatte må endre metoder for samhandling, og nye metoder for oppgaveløsning og kommunikasjon skal innarbeides. Gamle arbeidsmetoder og noen oppgaver må avvikles.

Digitaliseringsstrategien til ROR-IKT viser at digital utvikling i kommunale tjenester er mulig når systemer og infrastruktur er samkjørte og kvalitetssikret på tvers av kommunene. Digitaliseringsgruppen i Molde kommune består av kommunens representanter i de sju interkommunale faggruppene. Personal- og organisasjonssjefen leder gruppen i kraft av funksjonen som Molde kommunes bestiller inn mot ROR-IKT. Det er avsatt digitaliseringsmidler for å gjennomføre tiltak i digitaliseringsstrategien. Midlene nyttes til digital infrastruktur, kjøp og oppgradering av utstyr og programvare, kjøp av ekstern kompetanse samt opplæring og kompetansehevende tiltak.

Viktige tiltak som ble iverksatt i 2017:

• Det er avholdt konferanse for digitalisering og velferdsteknologi for alle ROR-kommunene for å oppnå tilstrekkelig forankring og videreutvikling av satsingsområdet.
• Ny digitaliseringsstrategi med tilhørende tiltaksplan for kommunene i ROR-IKT 2017-2020 er vedtatt.
• De sju interkommunale faggruppene i ROR-IKT er etablert og har startet opp sitt arbeid.
• IKT-strategiplan for oppvekst og kulturskole 2017-2021 er vedtatt.
• Spredningsprosjekt for velferdsteknologi for alle ROR-kommunene er startet opp.
• Arbeid med nytt sak- og arkivsystem er startet.
• «Digitalisering i klasserommet, mer læring på barnetrinnet» er gjennomført og alle 1. klasser i Moldeskolen bruker nå iPad i undervisningen.
• Trådløst nett er på plass på alle lokasjoner i kommuneorganisasjonen.

Gjennomføring av digitaliseringsstrategien krever både økonomiske ressurser og ikke minst optimal bruk av medarbeidernes tid og kompetanse for at gevinster skal kunne realiseres. Det er avsatt midler til digital satsing i 2018 fordelt mellom en sentral pott og til satsing på utvalgte fagområder.

Arbeidet med implementering av påstartede og nye prosjekter fortsetter. Det arbeides også med ROS-analyser, heving av digital kompetanse for ansatte og brukere samt gevinstarbeid. Digitalisering er et av kommunens satsingsområder også for 2018. Systematisk arbeid med digitalisering, ledelse og Lean, skal videreutvikle en lærende organisasjon slik at Molde kommune styrker sin evne til måloppnåelse.