Kommunens kvalitetsstyringssystem

Molde kommune har et elektronisk kvalitetsstyringssystem som skal ivareta kravet om internkontroll og kvalitetskrav som lover, forskrifter og egne standarder stiller. Rettesnora består av fire moduler: kvalitetsdokumentasjon, avvikshåndtering og forbedringstiltak, risikostyring og balansert målstyring (BMS). Det er lagt vekt på å fremme kultur for kontinuerlig forbedring ved aktiv bruk av modulene. Det vil i løpet av første halvdel av 2018 lanseres en ny versjon av kvalitetsstyringssystemet som vil gi forbedret brukergrensesnitt og være et viktig steg for å øke anvendelsen av systemet i organisasjonen.

Kvalitetsdokumentasjon

Arbeidet med å få på plass all dokumentasjon og vedlikeholde denne, er en kontinuerlig oppgave. Fortsatt gjenstår noe arbeid med dette. Modulen er et internt system som er lett tilgjengelig for alle kommunens ansatte.

Avvikshåndtering og forbedringstiltak

Avvik forteller om uønskede hendelser som avviker fra myndighetskrav eller kommunens egne standarder og rutiner. Rapportering av avvik, merknader og personskader gjøres i den hensikt at det skal føre til forbedringer ved å sette inn tiltak som medfører at uønskede hendelser ikke skal skje igjen eller som reduserer konsekvensen av uønsket hendelse. I 2017 har antall rapporterte avvik økt for kommunen totalt, noe som vitner om en mer aktiv bruk av systemet. Avvikene meldes elektronisk og behandles i enhetene. I 2017 ble det meldt inn totalt 3 844 avvik (3 376 i 2016). Kommunen vil fortsatt oppfordre til å benytte systemet for læring i organisasjonen, da dette er et viktig verktøy for kommunens forbedringsarbeid og internkontroll. Lanseringen av forbedret versjon med tilhørende app, vil være et viktig tiltak for å oppnå dette.

Risikostyring

I arbeidet med kommunens beredskapsplaner, har flere enheter tatt i bruk modulen for risikoanalyse og risikostyring i Rettesnora.

Balansert målstyring

BMS innebærer at målinger og rapporteringer innenfor ulike fokusområder skal sees i en sammenheng. Dette gjelder økonomi, sykefravær og bruker- og medarbeiderundersøkelser i tillegg til flere andre indikatorer som viser viktige styringsdata.

I tillegg til et målekort for kommunen totalt, har hver enhet et eget målekort med enhetens indikatorer. Flere indikatorer har ikke vært endret siden 2013, men nye indikatorer har kommet til.

Modulen for BMS er forøvrig sagt opp, da det har vært store og vedvarende problem med automatisk overvelting og oppdatering av data fra underliggende system til løsningen. Visma BI vil erstatte noe av rapporteringen i dagens BMS-system, men dette er først og fremst et styringssystem til hjelp for ledelsen ved de enkelte enheter.

Målekort

Målinger og resultat skal gjenspeile hva som er oppnådd i forhold til visjon, mål og strategier. Målekortet er bygd opp i tråd med mål og strategier i kommuneplanen. Fra målekortet er det mulig å søke opp ulike typer styringsinformasjon.

Målemetoder og resultatgrenser

Symbolene runding, trekant og skrå firkant er brukt for å kunne lese resultatene uavhengig av farge. For hver indikator må det defineres når oppnådd resultat skal vise grønt (ønsket mål), gult (akseptabelt/godt nok) eller rødt (under det akseptable).

Målemetode vil være forskjellige alt etter hva som skal måles. Dermed vil også resultatmål variere, og være styrt av målemetode og målsetting.

Følgende måleparameter gjelder for undersøkelser, sykefravær og økonomi: