Kommunens styringsredskap

Visjonen «Molde stikker seg ut!» symboliserer både livskraftige roser som stikker, og Rosenes by. Den rager øverst i kommunens styringssystem og gir retning til vedtatte mål, strategier og planer. Visjonen kan knyttes til ordspill i mange sammenhenger innenfor kommunens tjenesteproduksjon og øvrige virke, og skal symbolisere vilje til noe ekstra.

Vilje til noe ekstra skjer blant annet ved praktisering av kommunens verdigrunnlag, ROSE-filosofien, som står for Respekt, Omsorg og Samarbeid som samlet skal gi Effektivitet.

Molde kommune har siden 2012 arbeidet med å innføre Lean som arbeidsmetode i organisasjonen. I 2016 har flere enheter også tatt i bruk Mini-Lean. Dette er en komprimert opplæring i Lean tenke- og arbeidsmåter, og passer godt for overkommelige prosesser som kan fullføres i løpet av en 2-måneders periode.

Overordnet Lean-strategi:

«Lean styrker organisasjonens evne til måloppnåelse. Gjennom forbedringskultur skal Molde kommune gjøre utvikling til en integrert del av den daglige driften.»

Molde kommune har gjennom innføring av Lean og Mini-Lean satt arbeidet med effektivisering og optimalisering i system. ROSE-filosofien og Lean-metodikken praktiseres side om side i arbeidet.

Kommunen som samfunnsutvikler

Molde kommune skal være pådriver for vekst og samarbeid i regionen.

• Utvikling av infrastruktur og samferdsel skal komme hele regionen til gode.
• Det må utvikles et godt kollektivtilbud i kommunen og i regionen.
• Interkommunalt samarbeid skal videreutvikles.
• Ved en eventuell sammenslåing av kommuner i regionen, skal kommunen medvirke positivt til dette.
• Spesialisthelsetjenesten i regionen skal styrkes ved at det blir bygget nytt sykehus i Molde.
• Det skal fra kommunens side medvirkes til at det utvikles en felles planstrategi i regionen.

Molde kommune skal ha vekst og utvikling i hele kommunen.

• Høgskolens posisjon må sikres og videreutvikles.
• Kommunens sterke innslag av industri-, teknologi-, og andre kompetansearbeidsplasser må tas vare på og forsterkes.
• I utviklingen av arbeidsplasser må det legges vekt på at arbeidsmarkedet i kommunen blir allsidig og med bred kompetanse.
• Veksten i kommunen skal skje slik at innbyggertallet i 2020 passerer 30.000.
• Det må fremskaffes tilstrekkelig antall tomter til bolig- og næringsformål.
• Lokalsamfunnene skal være levedyktige og ha et aktivt landbruk.
• Sentrumsutviklingen skal legge vekt på å skape et aktivt sentrumsmiljø.

Molde kommune skal drive et aktivt folkehelsearbeid.

• Natur-, energi- og miljøpolitikken skal utvikles og styrkes.
• Det skal tilrettelegges for frivillighet.
• Innbyggerne skal sikres trygge omgivelser og gode levekår.
• Beredskapshensyn skal inn i all kommunal planlegging.
• Alle skal kunne ferdes trygt i trafikken.
• Det skal legges til rette for et aktivt kultur-, idretts-, og friluftsliv.
• Universell utforming skal ligge til grunn for all kommunal virksomhet.
• Ungdomstiltak i kommunen skal styrkes.
• Alle skal ha et godt sted å bo, og det skal være et variert botilbud.

Kommunen som tjenesteleverandør

Molde kommune skal levere gode tjenester til sine innbyggere.

• Grunnskolen i Molde skal være blant de 10 beste i landet.
• Det skal være tilbud om barnehageplass til alle som har behov.
• Hjemmetjenester og heldøgns omsorgstjenester skal være tilgjengelig når behov oppstår.
• God service og brukertilfredshet skal prege all tjenesteyting.
• Det skal være god sammenheng i utdanningsløpet fra barnehage, til grunnskole og til videregående skole.
• Alle tjenester i kommunen skal bidra til å fremme helse og forebygge sykdom.

Molde kommune skal være en effektiv tjenesteleverandør.

• All tjenesteyting skal skje til rett tid, med riktig mengde og kvalitet.
• Private tjenesteleverandører skal inngå som en del av kommunens tjenesteproduksjon.
• Kommunen skal til enhver tid ha høy egenkompetanse på alle tjenesteområder.
• Prosedyrer og styringsverktøy skal være optimale for å sikre en kostnadseffektiv og brukertrygg tjenesteleveranse.

Kommunen som arbeidsgiver

Molde kommune skal være en attraktiv arbeidsgiver.

• Sykefraværet skal ligge under gjennomsnittet for kommunegruppen.
• Ansatte skal stimuleres til å stå i arbeid utover tidspunktet for mulig pensjonering.
• Det skal være høy jobbtilfredshet og trivsel på arbeidsplassen.
• Arbeidsgiver skal gi klare forventninger til den enkeltes arbeidsinnsats og deltakelse i kommunens arbeidsmiljø.
• Kommunen skal rekruttere og beholde arbeidstakere med høy utdanning og god kompetanse tilpasset kommunens behov.
• Kommunen skal fjerne uønsket deltid.

Kommunens økonomi og organisasjon

Molde kommune skal ha økonomisk handlefrihet.

• Det skal være god økonomistyring på alle nivå i organisasjonen.

Molde kommune skal ha en effektiv og veldrevet organisasjon.

• Organisasjonen skal preges av fleksibilitet, omstillingsevne og samarbeid i tråd med ROSE-filosofien.
• Organisasjonen skal ha kompetente og deltakende medarbeidere som gjennom medarbeiderskap og ledelse, tar og får ansvar.
• Åpenhet og god kommunikasjon skal prege all kommunal virksomhet.

Et godt kvalitets- og styringssystem er med på å sikre at overordnede mål og planer iverksettes og følges opp.

Molde kommune har et elektronisk kvalitetsstyringssystem som skal ivareta kravet om internkontroll og kvalitetskrav som lover, forskrifter og egne standarder stiller. Rettesnora består av fire moduler; kvalitetsdokumentasjon, avvikshåndtering og forbedringstiltak, risikostyring og balansert målstyring (BMS). Det er selskapet Compilo som leverer og drifter de 3 førstnevnte modulene. Evry AS leverer BMS-verktøyet som er basert på SharePoint-teknologi.

Det er lagt vekt på å fremme kultur for kvalitetsutvikling ved aktiv bruk av modulene.

Kvalitetsdokumentasjon

Arbeidet med å få på plass all dokumentasjon og vedlikeholde denne, er en kontinuerlig oppgave. Fortsatt gjenstår noe arbeid med dette, men flere ansatte enn tidligere bruker systemet aktivt. Modulen er et internt system som er lett tilgjengelig for alle kommunens ansatte.

Avvikshåndtering og forbedringstiltak

Avvik forteller om uønskede hendelser som avviker fra myndighetskrav eller kommunens egne standarder og rutiner. Rapportering av avvik, merknader og personskader gjøres i den hensikt at det skal føre til forbedringer ved å sette inn tiltak som medfører at uønskede hendelser ikke skal skje igjen. I 2016 har avviksrapporteringen blitt noe redusert for kommunen totalt, men økt i noen enheter som har hatt spesielt fokus på å bruke dette verktøyet i sitt forbedringsarbeid. Avvikene meldes elektronisk og behandles i enhetene. I 2016 ble det meldt inn totalt 3 376 avvik (i 2015: 3 668, i 2014: 3 500 og i 2013: 2 500). Sett i forhold til kommunens størrelse, burde det vært flere avviksmeldinger. Dette tilsier at det fortsatt må jobbes med å vise nytteverdien i det å dokumentere og følge opp forbedringsarbeidet. Denne modulen er lett tilgjengelig for alle kommunens ansatte.

Risikostyring

I forbindelse med oppdatering av kommunens beredskapsplaner, har flere enheter tatt i bruk modulen for risikoanalyse/risikostyring i Rettesnora. Det finnes imidlertid flere risikoanalysesystem i bruk i kommunen hvor de fleste er i papirversjon.

Balansert målstyring

Balansert målstyring tilsier at målinger og rapporteringer innenfor ulike fokusområder skal sees i en sammenheng. Dette gjelder økonomi, sykefravær og bruker- og medarbeiderundersøkelser i tillegg til flere andre indikatorer som viser viktige styringsdata, og som kan påvirkes/forbedres ved iverksetting av ulike tiltak.

I tillegg til et hovedmålekort for kommunen totalt, har hver enhet også sitt eget målekort med kun enhetens indikatorer synlig. Økonomi- og sykefraværsdata lastes inn hver natt og flere rundersøkelser ligger inne. Indikatorene har ikke vært endret siden 2013, men noen nye indikatorer har vært med siden 2015.

Det er begrenset tilgang til dette styrings- og ledelsesverktøyet hvor kun lederne og noen medhjelpere har tilgang.

Målekort

Målinger og resultat skal gjenspeile hva som er oppnådd i forhold til visjon, mål og strategier. Målekortet er bygd opp elektronisk i et eget verktøy for balansert målstyring i tråd med mål og strategier i kommuneplanen. Fra målekortet finnes utallige muligheter til å søke opp ulike typer styringsinformasjon raskt. Det er så langt etablert to faste tabeller med grafer; en for økonomi og en for sykefravær. Pivot-verktøy og SharePoint-teknologi gjør det mulig å lage egne rapporter/tabeller.

Symbolene runding, trekant og skrå firkant er brukt for å kunne lese resultatene uavhengig av farge. For hver indikator må det defineres når oppnådd resultat skal vise grønt, gult eller rødt.

Målemetode vil være forskjellige alt etter hva som skal måles. Dermed vil også resultatmål variere, og være styrt av målemetode og målsetting.

Følgende måleparameter gjelder for undersøkelser, sykefravær og økonomi:

Kommunens enheter gjennomfører internkontroll i tråd med lover og forskrifter. Maler og metode for risikovurdering og internkontroll finnes delvis i kvalitetssystemet, og vil være mer fullstendig når all dokumentasjon er oppdatert der. Det har vært gjennomført mange tilsyn også i 2016. Tilsynsavvik har medvirket til å forbedre internkontrollrutiner og system, men fortsatt gjenstår arbeid for å få til et godt system for helhetlig oppfølging av kommunens internkontroll.

I enhver organisasjon synliggjøres etiske utfordringer i møte med personlige holdninger og ferdigheter, ulike valgsituasjoner, organisasjonskultur og innen ledelse. Etikk er en kontinuerlig refleksjon over hvordan ting kan være, hva som er rett og galt, rettferdig og urettferdig i ulike situasjoner. Etikk i Molde kommune handler også om at kommunens felles verdier i ROSE jevnlig løftes med en påminning om hvordan disse skal praktiseres når utfordringer oppstår. Å sette av tid til felles etisk og verdibasert refleksjon er også en viktig arbeidsmiljøfaktor.

Det er de faktiske handlingene hos ansatte og folkevalgte som danner grunnlaget for kommunens omdømme hos innbyggerne. Evne til å håndtere vanskelige etiske problemstillinger og til å ta gode valg, styrker den faglige kvaliteten på tjenestene.

Innbyggernes tillit til de folkevalgte og kommunens ansatte er en grunnleggende forutsetning for et lokaldemokrati. I en kommune med godt omdømme, øker de folkevalgtes handlingsrom som igjen gjør det mulig for kommunen å fylle rollen som god tjenesteyter, samfunnsutvikler, forvaltningsmyndighet og arbeidsgiver. Både offentlig og privat virksomhet møter i økende grad krav om samfunnsansvarlig drift. Samfunnsansvar handler blant annet om å forvalte ressursene på en måte som samsvarer med innbyggernes oppfatning av rett og galt. Skal innbyggerne ha tillit til kommunen, må folkevalgte og ansatte vise åpenhet både utad mot innbyggene og internt i virksomheten.

Både ansatte og folkevalgte blir oppfattet som representanter for hele organisasjonen Molde kommune. Alle har derfor et selvstendig ansvar for å bidra til at tilliten og omdømmet til kommunen ivaretas. Utfordringene skal møtes gjennom å videreutvikle en god kultur for åpenhet. Det skal være normalt og akseptert å ta opp vanskelige situasjoner i hverdagen til diskusjon. Gjennom å dele både gode og mindre gode erfaringer, er det lettere å finne nye måter å håndtere ulike problemstillinger på.