Personal- og organisasjonsavdelingen

Avdelingen hadde et mindreforbruk på 1 029 485 kroner.

Avdelingen har levert på tildelte oppgaver. Avdelingen har jobbet med optimalisering gjennom Lean og digitalisering, samt søkt om eksterne midler. Innkjøpsstopp, strenge prioriteringer og vakanser bidro til mindreforbruket. Lærlingordningen hadde et merforbruk på 0,4 mill. særlig knyttet til prosjektet «Menn i helse» som ikke var budsjettert. Utgiftene til digitalisering i Molde kommune ble redusert til et minimum da det ble meldt et større merforbruk i ROR-IKT. Merforbruket i ROR-IKT ble mindre enn rapportert, slik at det samlet ble et mindreforbruk på 1,0 mill. kroner fra digitalisering.

Sykefravær:

Avdelingen har jobbet aktivt med forbedring og effektivisering av arbeidsprosesser. Fokus i sykefraværsforebygging har vært oppgaveprioritering, og å avhjelpe hverandre internt i perioder med økt belastning. Leder- og medarbeiderutviklingstiltak har bidratt til at avdelingen har klart å ha et godt og utviklende arbeidsmiljø selv i en fase med økte krav til oppgave- og tjenestelevering.

Årsverk:

Fra 2016 ble dokument- og arkivtjenesten, politisk sekretariat og førstelinjetjenesten en del av avdelingen. ROR-IKT sine ansatte kom også inn under avdelingens regnskap og antall årsverk. Samtidig ble lønnsseksjonen en del av økonomiavdelingen. Vakanser ved sykdom og permisjoner har medført færre ansatte i disse tjenestene totalt sett.

Medarbeiderundersøkelse – 10-faktor:

Avdelingens ansatte har jobbet grundig med resultatene og videreutvikling etter medarbeiderundersøkelsen. Faktorer som avdelingen ønsker å forbedre er rolleklarhet og relevant kompetanseutvikling. Faktorer som avdelingen skårer godt på, og som det skal arbeides med å opprettholde, er oppgavemotivasjon og mestringsklima.

Evalueringen av lederutviklingsprogrammet Ledelse av prosesser (LAP) viste at deltakerne har fått en økt trygghet og tydelighet i utøvelsen av lederrollen. Programmet har bidratt til å skape felles kultur og språk for lederne. Rapporten viser at programmet har gitt effekt på tvers av enheter og fagområder. Det er også gjennomført medarbeiderutviklingskurs, og her viser en foreløpig evaluering at deltakerne har utviklet og nyttiggjort kompetanse som er relevant for oppgaveutførelsen hos den enkelte.

Avdelingen har mange store oppgaver, og jobber kontinuerlig med oppgaveprioritering for å sikre maksimal nytte for organisasjonen. Satsinger innbefatter tiltak for å nå sykefraværsmålet på 6,0 pst., revidering av HMS-arbeidet i kommunen, utarbeiding av rekrutteringsstrategi samt innovasjonsstrategi. Avdelingen er bidragsyter i prosjekt for anskaffelse av nytt interkommunalt sak- og arkivsystem. Systemet er premissleverandør for utnyttelse av flere store fagsystem i kommunen, og det ventes at fornyingen vil gi effekter og gevinster på flere områder.

Hovedfokus i avdelingens arbeid med digitalisering er å tilrettelegge for gode prosesser som sikrer at eksisterende og nye system understøtter tjenesteproduksjonen. Blant annet vil stortingsvalget i 2017 gjennomføres mer effektivt enn tidligere, som følge av ny digital løsning. Digitalisering skal skje på hensiktsmessig vis, og bidra til økt flyt i arbeidsprosessene, til det beste for innbyggerne. God samhandling med ROR-IKT og interkommunalt samarbeid er vesentlige faktorer for å drive den digitale utviklingen i ønsket retning.

Lean fortsetter å spille en viktig rolle i utvikling av felles arbeidsmåter for samhandling og forbedringsarbeid i hele organisasjonen. Avdelingen prioriterer opplæring og veiledning til de enkelte enheter, foretak og staber, for å sikre videre effekt av arbeidet som er påbegynt.

Avdelingen vil bruke mye tid på å forberede overgang til ny kommune, og overordnede prosedyrer og avtaleverk skal gjennomgås og vurderes.

Avdelingen leverer støttetjenester til hele organisasjonen, og har ansvar for opplæring og veiledning innen leder- og medarbeiderutvikling, strategisk kompetanseplanlegging, organisasjonsutvikling, Lean og digitalisering. I tillegg har avdelingen oppgaver innen personalutvikling og HMS, medbestemmelse, dokument- og arkivtjeneste, politisk sekretariat, skjenke- og serveringsbevilling og førstelinjetjenesten, samt andre administrative og politiske fellesfunksjoner. Til avdelingen hører også hovedtillitsvalgte, hovedverneombud og lærlingordningen.