Økonomiavdelingen

Avdelingen hadde et mindreforbruk på 823 559 kroner.

Av dette bidro regnskapsseksjonen med nær 0,5 mill. kroner som i all hovedsak skyldes økte refusjoner i forbindelse med sykdom og fødsel. Skatteseksjonen bidrar også med et mindreforbruk på 0,4 mill. kroner som skyldes økt tilskudd fra andre kommuner etter at seksjonen overtok ansvaret for skatteinnfordringen for Nesset kommune fra 1. januar 2016, samt økte sykelønnsrefusjoner. Seksjon for budsjett, økonomi og controll bidro med mindreforbruk på 0,1 mill. kroner som har sin bakgrunn i sparte fellesutgifter for avdelingen. Lønnsseksjonen hadde et merforbruk for året på 0,2 mill. kroner som i all hovedsak skyldes en økning i bemanning innenfor avdelingens totale ramme, samt opplæring av nyansatte. Innkjøpsseksjonen gikk i balanse.

Med tanke på de økonomiske utfordringene kommunen stod overfor i 2016, har nøktern ressursbruk vært et mantra for avdelingen gjennom hele året. Det skal heller ikke underslås at det har vært viktig som stabsavdeling med ansvar innenfor økonomi å gå foran med et godt eksempel ved å bidra mest mulig for å løse kommunens utfordringer. Dette har avdelingen lykkes med. At det kan ha gitt enkelte negative tilbakemeldinger i medarbeiderundersøkelsen i 2016, er ikke usannsynlig.

Sykefravær:

Sykefraværet har fortsatt å øke fra 2015. Det er i all hovedsak det legemeldte sykefraværet som øker. Det er særlig på regnskapsseksjonen at fraværet i 2016 har vært stort med 14,7 pst., men også på seksjonene skatt med 7,7 pst. og lønn med 7,4 pst. har det legemeldte fraværet vært høyt. Det aller meste av det legemeldte fraværet er ved inngangen til 2017 bragt til opphør. Målet for 2017 er derfor å komme vesentlig under kommunens målsetting om 6,0 pst. samlet sykefravær. Tiltak vurderes løpende for å bidra til et redusert fravær hvor blant annet ergonomi er viktig.

Årsverk:

Det som fremkommer som en betydelig vekst i antall årsverk, skyldes organisasjonsendringene som ble gjennomført fra 1. september 2015, men som først kom med i statistikken for 2016. Seksjonen fikk tilført seksjonene lønn med fem årsverk fra personal- og organisasjonsavdelingen og innkjøp med to ansatte fra drifts- og forvaltningsavdelingen. Innkjøpsseksjonen økte til seks årsverk per 1. januar 2016 gjennom etableringen av et interkommunalt innkjøpssamarbeid mellom kommunene Molde, Aukra, Midsund, Nesset og Rauma.

Medarbeiderundersøkelse – 10-faktor:

Medarbeiderundersøkelsen som ble gjennomført i 2016, gav varierende resultater for avdelingen. Det er i etterkant av undersøkelsen kjørt prosesser med involvering av alle ansatte ved avdelingen for å finne områder avdelingen ønsker særlig fokus på fremover. Det er valgt to forhold hvor det ønskes forbedring ved neste undersøkelse og tre områder som de ansatte var særlig fornøyd med, men hvor det er viktig å opprettholde resultatet. Ønskede forbedringsområder ble mestringsorientert ledelse og mestringsklima mens områder som fikk gode tilbakemeldinger var fleksibilitet, selvstendighet og oppgavemotivasjon. Det gjenstår å utarbeide tiltaksplan for forbedringer.

Avdelingen leverer i all hovedsak tjenester til interne brukere. Unntaket er leveranser til andre kommuner og selskaper. Regnskapsseksjonen ivaretar det regnskapsfaglige ansvaret for Molde og Vestnes kommuner i tillegg til egne foretak og en rekke andre selskaper. Også lønnsseksjonen ivaretar lønnsfunksjonen for en rekke selskaper ut over Molde kommune. Skatteseksjonen og innkjøpsseksjonen levere også tjenester til andre kommuner innen sine fagområder. Avdelingen får gode tilbakemeldinger på det arbeidet som utføres ikke minst fra eksterne brukere.

Publikumskontakten begrenser seg i all hovedsak til innfordringsvirksomheten på skatte- og regnskapsseksjonene. Dette er områder som i utgangspunktet kan være konfliktfylte, men respektfull behandling av skyldnerne bidrar til at konflikter i de aller fleste tilfeller unngås.

Ny stabsundersøkelse er planlagt gjennomført i 2017. Undersøkelsen vil gi avdelingen viktig og nødvendig tilbakemelding fra interne brukere. Dette er avgjørende i avdelingens kontinuerlige forbedringsarbeid. Forrige undersøkelse ble gjennomført i 2013 med godt resultat for avdelingen.

Avdelingens utfordringer vil, som tidligere år, være å opprettholde et solid fagmiljø innen alle de fem seksjonene, både gjennom nyrekruttering og gjennom vedlikehold av eksisterende kompetanse. Avdelingen vurderer kontinuerlig effektiviseringsmuligheter som kan tas ut i økt produksjon og salg av tjenester. Avdelingen vil fortsette arbeidet med å innføre nye digitale løsninger på sine fagområder i årene som kommer.

Endringer i kommunestruktur gjennom den pågående kommunereformen, vil gi utfordringer for avdelingen som helhet. Dette er et arbeid som forventes å starte for fullt i 2017 så snart Stortinget har fattet sitt vedtak om sammenslåing av kommunene Molde, Nesset og Midsund. Nye Molde kommune vil ta inn i seg økonomifunksjonen fra alle de tre kommunene. Hvordan dette skal skje, skal avklares i det arbeidet som nå starter opp. Likeså vil alle typer interkommunalt samarbeid som kommunene i dag deltar i, bli vurdert på nytt ikke minst i forhold til de kommunene som ønsker et fortsatt tjenestesamarbeid med den nye kommunen.

Avdelingen består av 5 ulike seksjoner som er ansvarlige for til dels svært ulike fagområder innen økonomiområdet.

Seksjon budsjett, økonomi og controll

Seksjonen står for kommunens budsjettarbeid som utføres i økonomiavdelingen, budsjettoppfølging, avviksrapportering og fagstøtte overfor avdelinger og enheter, utarbeidelse av årsrapport samt analyser og utredninger. Det økonomiske controlleransvaret er tillagt denne seksjonen.

Seksjon regnskap og finans

Seksjonen har ansvar for regnskapsføring for Molde kommune, Vestnes kommune, kommunens foretak og tolv andre selskap eller virksomheter. Videre har seksjonen ansvaret for forvaltning av kommunens finansielle aktiva og passiva.

Seksjon skatt

Seksjonen utfører de oppgavene på skatteområdet som staten har delegert til kommunen. Seksjonen utfører også alle oppgaver innenfor skatteområdet på vegne av kommunene Vestnes, Aukra, Midsund og Nesset. Seksjonen leverer videre tjenester innenfor området regnskapskontroll til Fræna kommune.

Seksjon lønn

Seksjonen har ansvaret for utbetaling av lønn til ansatte i Molde kommune samt en rekke selskaper og foretak som kommunen fører regnskap for. Seksjonen er sentral i digitaliseringsarbeidet som grenser inn mot personalavdelingen.

Seksjon innkjøp

Seksjonen utgjør en felles innkjøpsfunksjon for kommunene Molde, Midsund, Nesset, Rauma og Aukra. Seksjonen har ansvaret for felles innkjøpsavtaler, rammeavtaler og kvalitetssikring av innkjøp i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser.