Lean
Fra sentralt hold er det forventninger til at kommunesektoren skal effektivisere sin drift og tjenesteproduksjon, og dette er en forutsetning for å skape økonomisk handlingsrom til lokale prioriteringer. Molde kommune har gjennom innføring av Lean satt arbeidet med effektivisering og optimalisering i system.
Lean er en måte å løse oppgavene på gjennom ulike verktøy og metoder. Utgangspunktet i Lean er at alt kommunen utfører må være forankret i et behov hos kommunens innbyggere som betyr at det må gi en nytteverdi. Videre skal Lean gjennom involvering av medarbeidere og ved å tenke helhetlig, bidra til at kommunen anvender sine menneskelige og økonomiske ressurser på en effektiv og optimal måte. Dette skal gi gode og riktige tjenester til kommunens innbyggere. Lean samsvarer dermed svært godt med Molde kommunes ROSE-filosofi som gjennom «Respekt, Omsorg og Samarbeid» skal gi «Effektivitet».
Hensikten med Lean i Molde kommune presiseres i kommunens overordnede Lean-strategi:
«Lean styrker organisasjonens evne til måloppnåelse. Gjennom forbedringskultur skal Molde kommune gjøre utvikling til en integrert del av den daglige driften.»
En forbedringskultur kjennetegnes ved følgende:
Alle medarbeidere:
- Kjenner og forstår enhetens mål.
- Anvender Lean arbeidsmåter og tankesett i all oppgaveløsing.
- Har respekt for mennesker og ressurser.
- Opptrer i tråd med Molde kommunes verdigrunnlag ROSE.
Ledere:
- Synliggjør mål både for organisasjonen og den enkelte medarbeider.
- Tilrettelegger for, og etterspør systematisk forbedringsarbeid.
- Myndiggjør sine medarbeidere gjennom åpenhet, involvering og tillit.
- Skaper gode kanaler for å håndtere utfordringene som ikke kan løses der de oppstår.
- Deler erfaringer og beste praksis fra egen enhet med andre ledere.
Lean er en måte å tenke og arbeide på. Det er altså ikke et mål i seg selv å drive med Lean, men en strategi for å nå organisasjonens mål. En av forutsetningene for måloppnåelse, er evnen til å tilpasse seg skiftende og varierte omgivelser og samfunnskrav som kommunen hele tiden må forholde seg til. Dermed kreves utvikling og kontinuerlig forbedringsarbeid. Kultur for forbedring er grunnmuren i Molde kommunes arbeid med å implementere Lean som tenke- og arbeidsmåte.
Organisasjonen opplever at det gjennom arbeidet med Lean, har blitt etablert felles begreper innenfor endring og effektivisering. Lean handler om medarbeiderskapt kontinuerlig forbedring, og formingen av en forbedringskultur i organisasjonen er å anse som en betydelig positiv effekt. Enhetene har fått verktøy til å gjøre om sine ønsker og behov til handling og øke sin bevissthet rundt hvilken kvalitet de skal levere.
Gjennom omdisponering av eksisterende midler, har organisasjonen frigjort ressurser til å bistå enhetene med opplæring og veiledning i arbeidet med å implementere Lean. Det egenutviklede internkurset Mini-Lean har ført til at kunnskap om Lean har fått et dypere fotfeste i organisasjonen. I 2016 gjennomførte 12 enheter kurset med betydelige effekter og gevinster. Mini-Lean er et standardisert løp som sikrer lik opplæring til de som deltar. Det skaper rom for at Lean-ressursen kan prioritere mer tid til tilpasset veiledning hos den enkelte enhet.
Strategisk blikk fremover
Arbeidet med Lean er forankret i en egen strategi, i tillegg til andre styringsverktøy som arbeidsgiverstrategien og ROSE. Dette viser at toppledelsen tenker langsiktig i bruken av Lean som strategi for å utvikle organisasjonen og har funksjon som pådriver og rådgiver. Det praktiske daglige arbeidet med oppfølging, rådgivnings- og støtteoppgaver ivaretas av personal- og organisasjonsavdelingen.
Det er naturlig å se Lean i sammenheng med andre typer forbedringsarbeid, blant annet digitalisering. Innføring av ny teknologi, kan gi endringer i tjenestene. Gode forbedringstiltak krever dermed en tilstrekkelig forståelse av nåsituasjonen, bestillers rammebetingelser og brukernes behov. Tidlig involvering er en forutsetning for å oppnå denne forståelsen. Gjennom Lean får kommunen verktøy for å sikre dette.
Lean skal gi konkrete gevinster, og det forventes i 2017 at organisasjonen er ytterligere rustet til å hente ut disse. Alle Lean- og digitaliseringsprosjekt skal vise hvilke gevinster som skal oppnås og ha avklart hva gevinsten skal brukes til. Prosjekter er ikke avsluttet før gevinsten er brukt som avtalt. Gevinster er målbare, men systematisk forbedringsarbeid kan også gi positive konsekvenser som ikke kan eller bør måles. Dette er tydeliggjort gjennom følgende definisjon:
Gevinster
Målbare konsekvenser av forbedringsarbeid.
- kvantitative (for eksempel økt kapasitet til å løse oppgaver)
- kvalitative (for eksempel riktig og jevn kvalitet på tjenesten)
- besparelser
Effekter
Ikke målbare konsekvenser av forbedringsarbeid.
- motivasjon
- kultur for forbedring
Lean gir først og fremst utslag i en mer optimal bruk av handlingsrommet. Det betyr at ikke alle gevinstene kan realiseres i form av redusert ressursbruk totalt sett, men at bruk av ressurser omdisponeres.
Fokus for veien videre med Lean-arbeidet i organisasjonen oppsummeres slik:
- Fortsette opplæring til enhetene gjennom internkurset Mini-Lean.
- Følge opp og veilede de som har fullført Mini-Lean. Erfaring og tilbakemeldinger fra enhetene viser at når kunnskap om Lean i organisasjonen øker, så øker også etterspørselen etter dialog, sparring og veiledning.
- Videreutvikle forbedringstavlen, og revitalisere arbeidet med denne i hele organisasjonen.
- Utvikle kompetansen på å identifisere, hente ut og sikre gevinster, samt identifisere effekter. Mal for prosjektrapport skal brukes og deles på intranett i etterkant.
- Samkjøre felles rapportering som synliggjør gevinster og hvordan gevinstene anvendes.