Molde kommune har de senere årene hatt betydelige økonomiske utfordringer som har endt opp i merforbruk (underskudd) både i 2013 og 2014 på henholdsvis 19,9 mill. kroner og 36,9 mill. kroner. Utfordringen kommunen gikk inn i 2015 med var derfor både å skape økonomisk balanse i tjenesteproduksjonen og å dekke underskuddet fra 2013 på 19,9 mill. kroner. Dersom kommunen etter underskuddsdekning ikke endte i balanse eller bedre i 2015, ville fylkesmannen før sommeren 2016 melde kommunen inn i ROBEK-registeret.

Hovedfokus gjennom året har derfor både administrativt og politisk vært å bringe balanse i kommunens ressursbruk. Rådmannen innførte høsten 2014 ansettelses- og innkjøpsstopp. Denne ble videreført i 2015. Videre satte rådmannen opp nye mål for innsparing og tillatt merforbruk overfor alle de kommunale lederne i april 2015. For å styrke den økonomiske oppfølgingen av enhetene og deres ledere, besluttet rådmannen i august å endre den administrative organiseringen på stabsnivå.

Det økonomiske resultatet for 2015, med et overskudd på 37,1 mill. kroner, tilsier at kommunen har lykkes med sin økonomiske målsetting for året. Resultatet kommer ikke av seg selv og både politikere, administrasjon, ansatte og tillitsvalgte har bidratt til å nå dette målet.

Kommunens netto driftsresultat har fra 2014 til 2015 bedret seg med hele 97,6 mill. kroner. Grovt sett er forklaringen på denne store forbedringen at kommunens brutto driftsinntekter har økt med 69,0 mill. kroner. Samtidig som inntektene øker, er brutto driftsutgifter redusert med 54,8 mill. kroner mens netto finansutgifter øker med 26,2 mill. kroner.

Inntektsøkningen på 69,0 mill. kroner tilsier en inntektsvekst som er 14,9 mill. kroner høyere enn hva lønns- og prisveksten på 3,0 pst. skulle tilsi. Den samlede veksten skyldes i første rekke økningen i skatteinntekter inkludert eiendomsskatten på 48,3 mill. kroner, økt tilskudd til flyktninger med 13,1 mill. kroner og økt tilskudd til ressurskrevende tjenester med 9,3 mill. kroner. Samtidig er rammetilskuddet fra staten redusert med 4,8 mill. kroner. Forklaringen på dette ligger i at kompensasjon for lønns- og prisvekst og andre endringer i rammetilskuddet blir «oppspist» hovedsakelig grunnet bortfallet av kompensasjonen for medfinansieringsordningen i samhandlingsreformen på 32,5 mill. kroner.

Lønns- og prisvekst på 3,0 pst. skulle tilsi økte driftsutgifter fra 2014 til 2015 på 53,5 mill. kroner. Regnskapet viser i stedet en utgiftsreduksjon på 54,8 mill. kroner eller i realiteten en utgiftsreduksjon på 108,3 mill. kroner. Reduksjonen i driftsutgifter skyldes i hovedsak redusert forbruk i tjenesteproduksjonen hvor merforbruk i 2014 på -34,7 mill. kroner er snudd til et mindreforbruk i 2015 på 12,7 mill. kroner (forbedring på 47,4 mill. kroner). Videre skyldes reduserte driftsutgifter i det alt vesentlige bortfallet av utgifter til medfinansieringsordningen på 32,5 mill. kroner og dekning av tap i saken mot BUF på 17,0 mill. kroner (ble utgiftsført i 2014).

Økningen i finansutgifter med 26,2 mill. kroner skyldes i all hovedsak det ekstraordinære utbyttet kommunen mottok fra Istad AS i 2014 på 34,0 mill. kroner som i 2015 ble redusert til 6,8 mill. kroner. Lavere renter på lån mer enn oppveide tapet på den eksterne finansforvaltningen.

I henhold til norm fastsatt av Teknisk Beregningsutvalg for kommunal økonomi, bør kommunens netto driftsresultat i pst. av brutto driftsinntekter utgjøre minst 1,75 pst. For Molde kommune utgjorde dette 3,1 pst. i 2015 mot -2,2 pst. i 2014.

Med resultatet for 2015 som bakteppe, er kommunen kommet halvveis i arbeidet med å rette opp i de økonomiske utfordringene tidligere års merforbruk har skapt. Det vil derfor også for 2016 kreves en stor innsats fra alle for å dekke underskuddet for 2014 på 36,9 mill. kroner samtidig som regnskapet for øvrig ender i balanse eller bedre.

Det er ingen tvil om at kommunene har mye å hente økonomisk på å optimalisere sine innkjøp på en profesjonell måte. Innkjøpsvolumet i kommunene tilsier også at prisene vil bli gode ved gjennomføring av konkurranser.

I erkjennelsen av dette og det faktum at Molde kommune etter hvert har blitt hengende noe etter både når det gjelder fornyelser av eksisterende avtaler og inngåelse av nye rammeavtaler med videre, har dette område fått et særlig fokus i 2015.

Starten på denne satsingen kan tilskrives kommunestyrets behandling av innkjøpsstrategien for Molde kommune for perioden 2015–2022 som ble vedtatt i k-sak 77/14. Samtidig vedtok kommunestyret prinsippene for finansiering av en styrket innkjøpsseksjon. Med bakgrunn i dette vedtok kommunestyret i k-sak 29/15 å styrke egen innkjøpsseksjon med 2 årsverk med virkning fra 1. januar 2016.

Molde kommune har de senere årene levert innkjøpstjenester i et begrenset omfang til enkelte av nabokommunene. I k-sak 59/15 vedtok kommunestyret å etablere ROR-Innkjøp som et interkommunalt samarbeid sammen med kommunene Aukra, Nesset, Midsund og Rauma med Molde kommune som vertskommune. Også dette samarbeidet skulle etableres med virkning fra 1. januar 2016 med en ytterligere styrking av innkjøpsseksjonen med 2 årsverk (etter dette samlet 6 årsverk).

Det stilles derfor store forventninger til ROR-Innkjøp og håndteringen av de ulike innkjøpsavtalene som vil bli inngått i nær fremtid. Optimalisering av disse avtalene, gir potensiale for betydelige økonomiske innsparinger for den enkelte kommune i samarbeidet.

Digitalisering handler om å bruke teknologi til å fornye, forenkle og forbedre.

Molde kommune satser på digitalisering for å lykkes med effektiv bruk av fellesskapets midler. Digitalisering frigjør tid og ressurser til verdiskapende aktiviteter og gir bedre brukeropplevelser gjennom riktige tjenester og frigjøring av tid hos innbyggere og næringsliv.

For å få til dette, må kommunen ha tilgjengelig riktig og tilstrekkelig IKT-teknisk kompetanse, jobbe helhetlig med ressursutnyttelse og ha samkjøringsmuligheter med hensyn til IT-systemer. Derfor etablerte Molde kommune sammen med Vestnes, Aukra, Midsund og Rauma kommuner ROR-IKT 1. januar 2014. Det er definert rollefordeling, ansvars- og myndighetsforhold mellom ROR-IKT og medlemskommunene. Medlemskommunene sitter med nødvendig organisasjonskompetanse for nyttegjøring av IKT-systemene og påser at ansatte har nødvendig opplæring og kompetanse for å realisere gevinst og oppnå effekt av digitaliseringsprosjektene.

Følgende prosjekter kan nevnes:

• Bruk av håndholdte elektroniske enheter i pleie og omsorg er innført i hjemmetjenesten på Skåla, Kleive og Glomstua omsorgssenter. Det arbeides videre med hjemmetjenesten på Bergmo omsorgssenter.
• Elektronisk kommunikasjon med helseforetaket og leger har blitt videreutviklet og forbedret i 2015.
• Multidoseimport i hjemmetjenesten innenfor psykisk helse er innført. Ordinasjonskortene fra apotekene kommer nå elektronisk inn i fagsystemet til kommunen. Dette effektiviserer samstemming av medisinlister, registrering og multidosesortering.
• Oppstart skanningsprosjekt med Glomstua omsorgssenter som pilot ble gjennomført i 2015. Enheten skanner selv direkte inn til saksbehandlingssystemene for å fjerne dobbeltarbeid, flaskehalser og transport. Utrulling fullføres i alle enheter i 2016.
• Integrasjon mellom systemet for barnehageopptak og saksbehandling har effektivisert både saksbehandlings- og faktureringsarbeidet på barnehageområdet.
• Digitalt bookingsystem for utleie av lokaler ble innført. Fra manuelt til nytt webbasert booking-, administrasjon og økonomisystem. Målet for dette prosjektet var å få integrert booking- og økonomissystemet. Integrasjonen bedrer kvalitet og frigjør tid.
• Nytt skoleadministrativt system ble innført. Denne plattformen vil videre bli knyttet tett opp mot ny digital læringsplattform (Feide).
• Min Timeplan innført på skolene. Er et verktøy for timeplanlegging, vikarhåndtering og automatisk overføring til lønn.
• Det er gjennomført konkurranse vedrørende utbygging av nytt intranett og oppbygging av struktur og innhold er i gang. Videre utvikling og utrulling fortsetter i 2016.
• Molde KommuneTV er oppgradert og integrert med saksbehandlingssystemet. Nå er det mulighet for at publikum i en sending kan følge enkeltsaker, og laste ned eller åpne aktuelle saksdokumenter via panelet. Det vurderes et tredje kamera for full visning av kommunestyresalen.

Fokusområder/planlagte aktiviteter for 2016

Det satses for fullt videre på digitalisering, særlig med tanke på fokusområdene digital dialog, strategisk ledelse og IKT, kompetanse, arkiv og dokumenthåndtering og informasjonssikkerhet. I løpet av 2016 skal det blant annet utarbeides en felles informasjonsplan for kommunene i ROR-IKT-samarbeidet.

I tillegg til det som er påbegynt i 2015, er det også mange andre planlagte aktiviteter. Eksempler på dette er innføring av SvarUt (felles løsning for kommuner og fylkeskommuner for å formidle digital post fra kommunale sakarkiv og fagsystemer), velferdsteknologi (e-rom og e-lås), elektronisk kommunikasjon med KAD (kommunal akutt døgnenhet) og ny felles strategi for oppvekst (skole, barnehage og kulturskole) med mål om modernisering av tjenesteområdet gjennom bruk av digitale verktøy.

Lean anses i litteraturen som en virksomhetsstrategi, og startet som en filosofi i japansk bilindustri. Til tross for sin industrielle opprinnelse er filosofien tuftet på myke verdier som involvering, medarbeiderskap og respekt for mennesker og ressurser.

Lean retter fokuset mot brukerne, og det er i møte med brukene at verdier skapes. Gjennom Lean jobbes det kontinuerlig med forbedring av arbeidsmåter, slik at ikke-verdiskapende aktiviteter kan avvikles og slik frigjøre tid og ressurser til verdiskaping for brukerne. Ved optimalisering av smarte arbeidsprosesser, er det aller viktigst å involvere de som kan mest om prosessene, nemlig medarbeiderne. Samarbeid må til for å nyttiggjøre ressursene, kreativiteten og den høye kompetansen kommunen har til rådighet på en best mulig måte.

Oppsummert kan Lean kalles en måte å tenke og arbeide på. Det er altså ikke et mål i seg selv å drive med Lean, men en strategi for å nå organisasjonens mål. En av forutsetningene for måloppnåelse er evnen til å tilpasse seg skiftende og varierte omgivelser og samfunnskrav, som kommunen kontinuerlig må forholde seg til. Dermed kreves utvikling og kontinuerlig forbedringsarbeid. Kultur for forbedring er grunnmuren i Molde kommunes arbeid med å implementere Lean som tenke- og arbeidsmåte.

Hensikten med Lean i Molde kommune presiseres i kommunens overordnede Lean-strategi, som ble vedtatt i kommunestyret i november 2015.

«Lean styrker organisasjonens evne til måloppnåelse. Gjennom forbedringskultur skal Molde kommune gjøre utvikling til en integrert del av den daglige driften.»

En forbedringskultur kjennetegnes ved følgende:

Alle medarbeidere:

Strategisk blikk fremover

Arbeidet med Lean er forankret i arbeidsgiverstrategien og ROSE. Dette viser at toppledelsen tenker langsiktig i bruken av Lean som strategi for å utvikle organisasjonen og har funksjon som pådriver og rådgiver, mens det praktiske, daglige arbeidet med oppfølging, rådgivnings- og støtteoppgaver ivaretas av personal- og organisasjonsavdelingen.

Organisasjonen har fått på plass en hensiktsmessig struktur for å ivareta og sikre koblingen mellom strategi (strategisk Lean-gruppe), handling (arbeid i enhetene) og gevinstrealisering. Gjennom arbeidet med overordnet Lean-strategi høsten 2015, opplever organisasjonen nå å ha Lean som rød tråd i alt den gjør. Lean skal gjennomsyre måten å tenke på og jobbe mot kommunens mål. Lean-strategien bør derfor tre tydelig frem i kommuneplanens samfunnsdel når den skal rulleres om noen år. Det handler om å være tydelig på at Lean er en virksomhetsstrategi for kommunen, at toppledelsen mener alvor og ser verdien av gjennomgående bruk av Lean i organisasjonen.

Organisasjonen opplever at gjennom arbeidet med Lean, har det blitt etablert felles begreper innenfor endring og effektivisering. Det virker naturlig og ufarlig å snakke om sløsing og optimal bruk av kommunens ressurser. Lean handler om medarbeiderskapt, kontinuerlig forbedring og formingen av en forbedringskultur i organisasjonen er å anse som en betydelig positiv effekt. Enhetene har fått verktøy til å gjøre om sine ønsker og behov til handling, øke sin bevissthet rundt hvilken kvalitet de skal levere og hvordan komme seg dit.

Tett oppfølging og veiledning fra kommunens egne Lean-ressurser er avgjørende. Dette gjelder ikke bare i implementeringsfasen, men også i etterarbeidet med å hente ut gevinst. Erfaring viser at det ikke er tilstrekkelig å overlate dette ansvaret fullt og helt til enhetene eller de enkelte prosjektene. En Lean-veileder som ser prosessen og enheten utenfra, vil lettere kunne se hvordan gevinsten kan realiseres.

Fokus for veien videre med Lean-arbeidet i organisasjonen oppsummeres slik:

• Opplæring til enhetene gjennom det egenutviklede internopplæringskurset Mini-Lean.
• Holde engasjementet oppe i hele organisasjonen og sikre at Lean-prosjekt blir gjennomført i hele organisasjonen.
• Holde fast ved det løpet som er valgt for å sikre ro og trygghet i organisasjonen. Det viser gjennomføringskraft både internt og eksternt.
• Mer bruk av film og e-læring.
• Obligatorisk Lean-opplæring for nyansatte og nye ledere.
• Absolutt krav om bruk av kommunens egenutviklede prosjektskjema. Det vil skjerpe det enkelte prosjekt og tvinge frem målinger av situasjonen både før og etter gjennomføring av prosjektene, samt gevinstrapportering.

For mer informasjon om Lean i Molde kommune henvises til: www.molde.kommune.no/lean