I 2014 har Molde kommune intensivert arbeidet med digitalisering. Det har blitt tatt et overordnet grep gjennom å etablere et plansystem og en strategisk arbeidsgruppe kalt digitaliseringsgruppen.

Det er etablert et interkommunalt samarbeid, ROR-IKT, som ivaretar driften innfor IKT-området. Hovedsaklig har digitaliseringsprosjekt blitt ledet av hver enkelt kommune. Planene er at ROR-IKT i større og større grad skal lede utviklingsprosjektene samordnet for kommunene. Det har særlig blitt arbeidet med å forberede etablering av en felles infrastruktur som vil danne grunnlag for et effektivt samarbeid.

Molde kommune ønsker å tilby flere digitale tjenester til sine innbyggere. Prosjekter det har vært arbeidet med i 2014 er blant annet å utvikle kommunes hjemmeside med flere funksjoner og innføre nytt telefonisystem med bedre funksjonalitet.

Samtidig arbeides det intenst for å effektivisere interne prosesser ved digitalisering, mer digital kommunikasjonsflyt, sammenknytninger mellom digitale systemer, ta i bruk flere systemer og å utnytte bedre muligheter i systemene kommunen allerede har. Områder det har vært særlig satset på i 2014 er helse og omsorg og personal.

Det utarbeides system for å beregne effekten av digitaliseringen, hvor i organisasjonen gevinster vil oppstå og hvordan de kan realiseres.

I Lean ligger en kontinuerlig søken etter og genuin interesse for bedre løsninger og ikke minst forbedring av eksisterende løsninger og bedre ressursutnyttelse. I Lean involveres alle ansatte på den enkelte arbeidsplass i kontinuerlig forbedringsarbeid. Det øves hele tiden og spørsmålet som kontinuerlig stilles er om det arbeides på en smart måte og om noe kan gjøres annerledes.

Lean retter fokuset mot brukerne og det er i møtet med brukene verdier skapes. Det betyr at det må finnes måter å jobbe på som gjør at arbeid som ikke understøtter verdiskapning for brukerne kan avvikles. Ved optimalisering av smartere jobbing, er det aller viktigste å lytte til de som kan mest om prosessene. Samarbeid må til for å benytte ressursene, kreativiteten og den høye kompetansen kommunen har til rådighet på en best mulig måte.

Lean-opplæring for alle enhetsledere ble avsluttet våren 2014. Rådmannen forventer at Lean som arbeidsmåte tas i bruk i alle enheter. Gjennom enhetsbesøk, direkte oppfølging fra stab, erfaringsdeling på etablerte møtearenaer og informasjonsdeling gjennom intranett og internett, har kommunen lagt til rette for utrulling av Lean i hele organisasjonen. Det ble våren 2014 laget en Lean ressursside for alle ansatte på hjemmesiden til Molde kommune. Her ligger både e-læringsleksjoner, film, nyttige lenker, konkrete hjelpemidler og verktøy. Bakgrunnen for å legge dette ut på nettet var å sikre god tilgjengelighet og forhindre flaskehalser for informasjonsflyt i organisasjonen. Tilpasset Lean-innføring vil inngå som en naturlig del i mottakelsen av nyansatte og nye ledere. Bonusen har vært positivt omdømme og økt interesse for kommunens arbeid både fra andre kommuner, men også fra det private.

Både større og mindre Lean-prosjekt har vært gjennomført og flere er i gang. Det er oppnådd flere gode resultater, eksempelvis på byggesak og geodata som så langt har oppnådd reduksjon i saksbehandlingstiden fra 80 til 30 dager. I 2015 jobbes det med å ferdigstille en gevinstbank i tilknytning til ressurssiden på nettet.

Det viktigste arbeidet i 2014 har likevel vært sikring av nødvendig og god informasjon til ansatte, sette i gang refleksjon på alle nivå, samt etablering av forbedringsgrupper og tavlearbeid i enhetene.

For mer informasjon om Lean i Molde kommune henvises til: www.molde.kommune.no/lean.